Fatta beslut och kommunicera beslutet

Förnyelsearbetet börjar på allvar nu 2017 och flera beslut har fattats på vägen dit.  Men för att beslut ska bli verklighet behöver de nå ut till alla i organisationen. Efter feedback från medarbetare inom förvaltningen är det tydligt att vi behöver bli bättre på kommunikation. Anledningen till varför ett beslut fattas ska bli tydligare framöver. Närmsta chefen är den viktigaste kommunikatören för medarbetarna, därför ska alla ledare att utbildas i kommunikativt ledarskap under året.

Från 2017 ställer strategiska ledningsgruppen och övriga ledningsgrupper i organisationen höga krav på sin kommunikation och tydlighet och har bestämt (beslut i december 2016) ett antal förbättringar för kommunikationen under det här året.

-Ett beslut som inte kan kommuniceras ska inte fattas, menar Jenny Andersson, informationsansvarig som tillsammans med två kollegor är ett stöd i förvaltningens kommunikationsarbete.

-Därför behöver vi prata mer om hur vi kan nå ut, eller snarare nå in, med ett beslut och anledningen till beslutet. Därför är den muntliga dialogen mellan ledare och medarbetare ofta det bästa sättet som ger resultat, säger Jenny.

Återkoppling från medarbetare

Delar av strategiska ledningsgruppen har haft dialog med både medarbetare och ledare om bland annat kommunikation av besluten i invånarprocessen. Jenny berättar att det finns de som upplever ett glapp mellan strategisk ledning och medarbetarna. Det finns också brister i förankringsarbetet när beslut inte har nått ut hela vägen i organisationen. Förbättringar behövs alltså. Och den kommunikation som ger effekt är den mellan ledare och medarbetare, närmsta chefen är viktigast.

Erika Fagerqvist, socialsekreterare ekonomiskt bistånd, är en av dem som har engagerat sig på eget initiativ och föreslagit förbättringar.

Erika Fagerqvist, socialsekreterare ekonomiskt bistånd. Foto: Jenny Andersson

Hon tycker bland annat att dialogen mellan chefer och medarbetare i verksamheterna behöver bli bättre.

-Framför allt att man som ledare, men även medarbetare, försäkrar sig om att det man vill nå ut med har landat rätt. Och att den eller de som tar emot budskapet tar ansvar för försöka förstå och ställa frågor om man inte förstår, säger Erika.

Och nu tar alltså förvaltningen några steg på vägen för bli bättre.

Tydligare protokoll, varför har ett beslut fattas och hur når vi ut i organisationen.

Tydlighet när beslut fattas, varför beslutet har fattats (syftet) och hur beslutet ska nå ut till resten av organisationen – det tydliggöras i förvaltningens ledningsgrupper från 2017. Utöver det ska ledningsgrupperna sträva efter mer tid för dialog innan beslut. Något som ger bättre förutsättningar för välgrundade beslut.
Ledarna i förvaltningen ska kompetensutvecklas i kommunikativt ledarskap

Protokoll och digitala nyheter är viktiga – inte minst som skriftliga referenser. Det är också centralt att alla medarbetares själv tar ansvar för att söka information. Men för att beslut ska bli verklighet är det vad närmsta chef säger, gör och skapar för känsla som får genomslag hos medarbetarna.  Dialogen är viktig för att skapa förståelse och en gemensam bild.

För att ledarna ska få mer kunskap och verktyg för att bli bättre på kommunikation kommer de få stöd i det under året, till exempel genom utbildning och träning. Det är viktigt att vara närvarande, ha en dialog med sina medarbetare i vardagen och visa riktning vart vi är på väg.
Här är några av de beslut som förpliktigar för ledningsgrupperna för 2017:

  • Till varje beslut som fattas i ledningsgrupper (både SL och alla ledningsgrupper) ska ledarna tydligt kommunicera
  1. Varför vi fattat det beslutet. Det ska också stå i minnesanteckning. Oerhört viktigt för tydlighet i kommunikation.
  2. Om ett beslut inte kan kommuniceras tydligt, ska det inte fattas.  Alla ledare är bärare av beslut och varför beslutet har fattats.
  3. Alla beslut ska vara klarspråkade i ord och text. Alla ledare ska gå eller ha gått klarspråksutbildning.
  • Sträva efter att innan ett strategiskt viktigt beslut ska fattas ska underlag och förslag till beslut kommuniceras till den aktuella ledningsgruppen i god tid. Detta för att underlätta dialog och välgrundade beslut. Det måste det finnas tid för. Något som kommer vara särskilt viktigt i en processorienterad organisation för att skapa tydlighet.
  • Utbildning av samtliga ledare i kommunikativt ledarskap under 2017. Kan kopplas till följande teman i Ledningsforum årshjul: förutsättningar för medarbetarskap och ledarskap samt roller och ansvar i strategiskt förändringsarbete.

Läs mer om de beslut som fattas under protokoll – styrande dokument på Insikten. Du hittar dokumentet under mötesanteckningar 12 december, beslutsdokument att skapa gemensam bild av processorganisation.

Utöver detta finns annat att förhålla sig till, bland annat stadens kommunikationspolicy som tydliggör både ledare och medarbetarnas kommunikationsansvar.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *